Конференц-сервис: организация конференций, семинаров, корпоративных и деловых мероприятий, а также их проведение

Проведение корпоративных мероприятий

Для того, что бы обеспечить комфортное размещение участников мероприятия необходимо сначала правильно выбрать место для проведения конференций (семинаров или презентаций). Для этого необходимо спланировать рассадку всех участников исходя из требуемого для этого мероприятия плана расстановки столов и кресел. Место для проведения семинаров, тренингов, конференций, форумов и различных деловых встреч, должно полностью соответствовать мероприятию не только в оформлении интерьера, но и по техническим характеристикам, быть удобным для Заказчика и участников встречи. Проведение мероприятий, а именно привидение конференций, например, предусматривает особый план расстановки мебели в помещении, а организация презентаций, помимо этого, должна учитывать и размещение специального технического оборудования.

Кроме того, помещение для организации деловых мероприятий должно обладать возможностями для подключения и эксплуатации любого необходимого оборудования и быть хорошо технически оснащенным. После выбора места необходимо подобрать конкретное оборудование с необходимой функциональностью, при этом, не отступая от требований по качеству и выделенного бюджета. Дополнительно необходимо выбрать меню ланчей, кофе-брейков, а также других необходимых услуг, без которых не обойтись при организации мероприятия, конференции, презентации, семинара.

Организация мероприятий

Помимо забот о самом проведении презентаций, семинаров, и других деловых инициатив, конференц-сервис занимается и гостиничным размещением участников мероприятий. Подбор гостиниц и отелей осуществляется в соответствии с общим уровнем организации бизнес мероприятий. На выбор мест для размещения участников могут повлиять такие факторы, как престижность мероприятия, его длительность (проведение семинаров иногда занимает довольно продолжительный срок, что подразумевает продолжительное проживание участников в гостиницах) и, конечно же, личные пожелания Заказчика.

Для того, что бы все участники мероприятия гарантированно были обеспечены гостиничными номерами, компания, которая предоставляет конференц сервис предварительно осуществляет бронирование номеров, а также выкупает их. Во время того, как разрабатываются основные тезисы организации корпоративных мероприятий с учетом предусмотренного бюджета, подбираются средства для размещения иногородних или иностранных участников мероприятия. Это происходит в тех случаях, когда непосредственно Заказчик оплачивает их размещение. Если участники самостоятельно оплачивают гостиничные номера, тогда средства для их размещения подбираются с учетом их предварительных требований. Организация конференций, презентаций или семинаров такого рода предполагает предоставление несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения мероприятия.

Конференц-сервис

Организация конференций, а также их проведение является одной из основных услуг, предоставляемой нашей компанией. Без такой услуги, как конференц сервис сейчас не обходиться не одна серьезная компания. Ведь для того, что бы грамотно организовать и провести мероприятие не обойтись без специалиста в этой сфере.

Организация конференций и других мероприятий

С учетом выделенного бюджета на транспортировку участников в ходе самой организации деловых мероприятий предварительно заказывается легковой транспорт. Он необходим для встреч и проводов участников корпоративного мероприятия в аэропортах или автовокзалах, а также их транспортировки от гостиницы до мест проведений конференций, презентаций, семинаров, если есть в этом необходимость.Вид транспорта и стоимость транспортировки оговаривается отдельным пунктом в документах о проведении корпоративных мероприятий, либо, если таковой не предусмотрен, совершается на условиях оплаты услуг непосредственно участниками мероприятия. Компания предоставляет любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

Организация мероприятия

Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных туров для участников корпоративного мероприятия и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам мероприятия. При этом компания осуществляет самостоятельно как сбор оплаты с участников конференции, презентации, семинара так и организацию всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

Организация корпоративных мероприятий, особенно таких, как организация конференций, направленных на решение важных вопросов, или организация семинаров, продолжительность которых составляет несколько дней, никак не обойдется без отдельно пункта о программе питания участников. Суточное питание, бизнес обеды или кофе-брейк в перерывах, требует тщательной продуманности в меню, которое должно быть составлено в соответствии с вкусовыми предпочтениями участников, а также, конечно, с бюджетом мероприятия.

Организация мероприятий включает и вопрос системы питания, которая разрабатывается сотрудниками конференц сервиса в зависимости от вида и мероприятия. Иногда, организация конференций и презентаций предполагает деление мероприятия на информационные блоки, продолжительность которых предлагается ограничивать 2-4 часами. Во время перерывов стоит подавать чай, кофе и легкие закуски, также необходимо учесть и перерыв на обед. Правильная организация питания в обеденный час сблизит участников конференции, презентации или семинара, улучшит микроклимат на мероприятии.